- Sieben klar definierte Schritte von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Netto-Abrechnung – kein Interpretationsspielraum, keine Überraschungen.
- Ihre Werkstatt bleibt gegenüber dem Endkunden der alleinige Ansprechpartner; wir agieren ausschließlich als technischer Nachunternehmer.
- Jeder Auftrag wird schriftlich protokolliert und bestätigt – damit Sie und Ihr Kunde jederzeit Transparenz haben.
- Klare Reaktionszeiten: Antwort am gleichen Werktag, schriftliche Eingangsbestätigung mit Fertigstellungstermin innerhalb weniger Stunden.
Partnerschaft auf Augenhöhe: Was Fachbetriebe von uns erwarten können
Wenn eine andere Werkstatt oder ein Fachbetrieb technische Leistungen an uns vergibt, steht eine Frage im Mittelpunkt: Wie zuverlässig und transparent läuft das ab? Der Ablauf muss planbar sein, denn Ihr Endkunde wartet, Ihr Stellplatz ist belegt, und eine ungeklärte Situation kostet Sie Zeit, die Sie nicht haben.
Dieser Artikel beschreibt den gesamten Kooperationsablauf Schritt für Schritt – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur abgeschlossenen Abrechnung. Keine Allgemeinplätze, sondern konkrete Abläufe mit Zeitangaben und klar geregelten Verantwortlichkeiten.
Die vollständige Übersicht aller Leistungen für Fachbetriebe finden Sie auf der Seite Für Werkstätten & Fachbetriebe.
Die sieben Schritte der Zusammenarbeit im Überblick:
| Schritt | Was passiert | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| 1. Kontaktaufnahme | Telefon oder Kontaktformular mit Fahrzeugdaten (Marke, Baureihe, Motorcode) und gewünschtem Leistungsumfang | Antwort noch am gleichen Werktag |
| 2. Technische Vorabklärung | Machbarkeit, Diagnose-Zugang (XENTRY, ODIS oder ISTA) und erforderliche Unterlagen werden geklärt | Werkstatt-Auftragsformular und Kopie der Zulassungsbescheinigung Teil I |
| 3. Anlieferung oder Einsendung | Direktanlieferung oder versicherter Paketversand des Bauteils | ESD-sichere Verpackung, Auftragsreferenz gut lesbar auf dem Paket |
| 4. Eingangsbestätigung | Schriftliche Bestätigung per E-Mail mit Auftragsreferenz und interner Auftragsnummer | Innerhalb von vier Werktag-Stunden, inklusive verbindlicher voraussichtlicher Fertigstellungszeit |
| 5. Bearbeitung mit Protokoll | Arbeit mit dem herstellerspezifischen Diagnosesystem, jeder Arbeitsschritt dokumentiert | Abweichender Befund wird vor Umsetzung mit Ihnen abgestimmt; Regelbearbeitungszeit ein bis drei Werktage |
| 6. Rückgabe mit Dokumentation | Bauteil plus detailliertes Rückgabeprotokoll mit Maßnahmen, Messwerten und Ergebnissen | Das Protokoll können Sie direkt an Ihren Endkunden weitergeben |
| 7. Netto-Abrechnung | Rechnung ausschließlich an Ihre Werkstatt, kein Kontakt zu Ihrem Endkunden | Zahlungsziel 14 Tage netto, monatliche Sammelrechnung für Stammpartner möglich |
Schritt 1: Kontaktaufnahme – telefonisch oder über das Kontaktformular
Der erste Schritt ist bewusst niedrigschwellig gehalten: Rufen Sie uns an oder senden Sie Ihre Anfrage über das Kontaktformular auf Für Werkstätten & Fachbetriebe. Teilen Sie dabei mit, um welches Fahrzeug es geht (Marke, Baureihe, Motorcode) und was konkret benötigt wird.
Warum dieser Weg? Viele Anfragen lassen sich am Telefon in wenigen Minuten vorklären. Wir können sofort einschätzen, ob der Auftrag in unser Leistungsspektrum fällt, welcher Diagnose-Zugang erforderlich ist (XENTRY für Mercedes, ODIS für die VW-Gruppe, ISTA für BMW und Mini) und welche Unterlagen Sie bereithalten müssen.
Zeitrahmen: Telefonische Anfragen werden noch am gleichen Werktag beantwortet.
Schritt 2: Technische Vorabklärung
Nach der ersten Kontaktaufnahme besprechen wir gemeinsam die technische Machbarkeit. Das ist kein Formalakt, sondern ein konkretes Fachgespräch. Dabei klären wir:
- Welcher Diagnose-Zugang wird eingesetzt?
- Welche Unterlagen sind für diesen Auftrag zwingend erforderlich?
- Gibt es Einschränkungen, die den Aufwand beeinflussen (z. B. Hardware-Versionen beim Steuergerät-Klonen, Fahrzeughistorie bei der Codierung)?
Sollte sich herausstellen, dass ein Auftrag technisch nicht sinnvoll umsetzbar ist, teilen wir das zu diesem Zeitpunkt mit – nicht nach Eingang des Bauteils. Das vermeidet unnötige Logistikkosten auf Ihrer Seite.
Erforderliche Unterlagen (Regelfall):
- Ausgefülltes Werkstatt-Auftragsformular mit Ihren Betriebsdaten und der gewünschten Leistungsbeschreibung
- Kopie der Zulassungsbescheinigung Teil I des Fahrzeughalters – als Eigentumsnachweis, der alle Beteiligten rechtssicher absichert
Schritt 3: Anlieferung oder Einsendung
Je nach Auftragsart gibt es zwei Wege:
Direktanlieferung: Das Fahrzeug oder Bauteil wird persönlich zu uns gebracht. Kündigen Sie die Anlieferung kurz an, damit wir Kapazitäten freihalten.
Einsende-Service: Das Bauteil (z. B. Steuergerät, Steuergerät-Träger, Kombiinstrument) wird per versichertem Paketversand eingeschickt. Verpacken Sie das Bauteil ESD-sicher, legen Sie alle Unterlagen bei und vermerken Sie Ihre Auftragsreferenz gut lesbar auf dem Paket. Den genauen Ablauf des Einsende-Services für Steuergeräte beschreibt dieser Artikel: Steuergeräte-Service für Werkstätten: Einsenden & Klonen.
Schritt 4: Eingangsbestätigung
Innerhalb von vier Werktag-Stunden nach dem Eingang erhalten Sie eine schriftliche Eingangsbestätigung per E-Mail. Diese enthält:
- Bestätigung des Eingangs mit Datum und Uhrzeit
- Ihre Auftragsreferenz und unsere interne Auftragsnummer
- Die verbindliche voraussichtliche Fertigstellungszeit
Sind Unterlagen unvollständig oder fehlt ein für die Abwicklung notwendiger Nachweis, melden wir uns umgehend – Bearbeitung beginnt erst nach vollständiger Klärung.
Schritt 5: Bearbeitung mit schriftlichem Protokoll
Die Bearbeitung erfolgt mit dem jeweils herstellerspezifischen Diagnosesystem auf Herstellerniveau. Jeder Arbeitsschritt wird dokumentiert. Das ist keine bürokratische Formalität, sondern die Grundlage für Ihre Absicherung gegenüber dem Endkunden.
Abweichender Befund: Ergibt die Diagnose einen Befund, der vom besprochenen Leistungsumfang abweicht – etwa eine zusätzliche Fehlerquelle oder ein größerer Instandsetzungsaufwand als angenommen –, informieren wir Sie schriftlich und warten Ihre Freigabe ab, bevor wir fortfahren. Wir handeln nicht eigenmächtig.
Regelbearbeitungszeit: Ein bis drei Werktage ab Eingang aller vollständigen Unterlagen und Bauteile. Für Aufträge mit dokumentiertem Zeitdruck (Fahrzeug steht in der Werkstatt, Gewerbebetrieb) bieten wir nach Absprache einen Expressservice an. Teilen Sie den Zeitdruck bereits bei der Kontaktaufnahme mit – so können wir Kapazitäten frühzeitig reservieren.
Schritt 6: Rückgabe oder Rückversand mit Dokumentation
Nach Abschluss der Arbeiten übergeben oder versenden wir das Bauteil zusammen mit einem detaillierten Rückgabeprotokoll. Das Protokoll dokumentiert:
- Alle durchgeführten Maßnahmen mit Beschreibung
- Relevante Messwerte (z. B. Spannungspegel, Adaptionswerte, Kommunikations-IDs)
- Das Diagnoseergebnis nach Abschluss der Arbeiten
- Hinweise auf etwaige Folgearbeiten, die in der Verantwortung Ihrer Werkstatt liegen
Dieses Protokoll können Sie Ihrem Endkunden direkt vorlegen – als Nachweis der Arbeit und als Grundlage für das Abschlussgespräch.
Schritt 7: Netto-Abrechnung zwischen den Betrieben
Die Abrechnung erfolgt ausschließlich netto an Ihre Werkstatt. Wir treten in keiner Weise in Kontakt mit Ihrem Endkunden. Preisgestaltung, Endkundenrechnung und die gesamte Kundenbeziehung bleiben vollständig in Ihren Händen.
Rechnungsstellung: Nach Abschluss des Auftrags erhalten Sie eine Netto-Rechnung mit ausgewiesener MwSt. Auf Wunsch bieten wir für Stammpartner mit regelmäßigem Auftragsvolumen eine monatliche Sammelrechnung an – das reduziert administrativen Aufwand auf beiden Seiten.
Zahlungsziel: 14 Tage netto, auf Wunsch Einrichtung einer Stammpartner-Vereinbarung mit angepassten Konditionen.
Für Techniker: Was ein verwertbares Rückgabeprotokoll enthalten muss
Ein Rückgabeprotokoll ist nur dann gegenüber dem Endkunden belastbar, wenn es den Zustand vor und nach dem Eingriff nachvollziehbar dokumentiert. Bei steuergeräterelevanten Arbeiten gehören dazu der ausgelesene Fehlerspeicher aller beteiligten Steuergeräte vor Beginn, die identifizierende Software- und Hardware-Kennung (etwa Teile- und Softwarestand), die durchgeführten Schreib- oder Codiervorgänge sowie der Fehlerspeicher nach Abschluss. Bei Codier- und Anlernvorgängen ist zusätzlich festzuhalten, welche Adaptionskanäle verändert wurden und welche Servicefunktionen ausgeführt wurden, da diese den Ausgangszustand verändern.
Für die saubere Trennung der Verantwortlichkeiten ist die Unterscheidung zwischen dem von uns ausgeführten Arbeitsumfang und den verbleibenden Folgearbeiten der beauftragenden Werkstatt entscheidend. Beispiel: Wird ein Steuergerät instand gesetzt und mit der vorhandenen Fahrzeugkennung versehen, liegt der mechanische Einbau, die abschließende Grundeinstellung am Fahrzeug und gegebenenfalls eine Probefahrt im Verantwortungsbereich des Partnerbetriebs. Das Protokoll benennt diese Schnittstelle ausdrücklich – so bleibt im Reklamationsfall eindeutig, welcher Betrieb welchen Arbeitsschritt zu verantworten hat.
Warum ein geregelter Ablauf die Grundlage jeder Partnerschaft ist
Eine Werkstatt, die technische Spezialleistungen nach außen vergibt, gibt damit einen Teil der Prozesskontrolle ab. Das erfordert Vertrauen – und Vertrauen entsteht nicht durch Versprechen, sondern durch nachvollziehbare, wiederholbar zuverlässige Abläufe.
Genau das ist der Anspruch hinter diesem sieben-schrittigen Prozess: Nicht jeder Auftrag ist gleich, aber jeder Auftrag durchläuft die gleichen Kontrollpunkte. Keine Schritte werden übersprungen, kein Befund bleibt undokumentiert, keine Kostenerweiterung erfolgt ohne Ihre Freigabe.
Wenn Sie die Zusammenarbeit aufnehmen oder einen konkreten Auftrag besprechen möchten, nehmen Sie direkt Kontakt auf – telefonisch oder über das Kontaktformular auf Für Werkstätten & Fachbetriebe.
Nils Dietrich
KFZ Dietrich, Hardegsen-Gladebeck